Protocollo – Archivio
Referente:
Sig.ra Elena Visini
Telefono: +39 030 9046214
Email : protocollo@pec.comune.leno.bs.it
DESCRIZIONE DEL SERVIZIO PROTOCOLLO
L’ufficio protocollo ha il compito di registrare tutti i documenti destinati al Comune.
Qualsiasi istanza o dichiarazione, rivolta al Comune di Leno, deve sempre:
1. Riportare i dati anagrafici di chi formula l’istanza o la dichiarazione;
2. Essere firmata da chi formula l’istanza o la dichiarazione;
3. Essere accompagnata dalla copia della carta d’identità del firmatario.
Tutte le istanze e le dichiarazioni rivolte al Comune di Leno possono essere trasmesse nel seguente modo:
1. Consegnate a mano allo sportello del protocollo;
2.Trasmesse via mail (sia ordinaria sia PEC) al seguente indirizzo: protocollo@pec.comune.leno.bs.it;
3. Trasmesse via posta ordinaria al seguente indirizzo:
Comune di Leno – via Dante, 3 – 25024 Leno (Bs);
La registrazione di protocollo consiste nell’assegnazione ad ogni documento di un numero progressivo e della classificazione d’archivio per la sua corretta conservazione.
I documenti, una volta protocollati, vengono smistati nei vari uffici per l’espletamento delle relative pratiche.
Ogni ufficio provvederà a protocollare in uscita il provvedimento finale.
DESCRIZIONE ARCHIVIO
L’archivio del Comune di Leno, costituisce la raccolta ordinata degli atti formatasi nel corso degli anni sia in dipendenza dell’attività dell’Ente, sia per le funzioni, i rapporti sociali ed i fatti che si sono sviluppati nel corso degli anni all’interno della comunità locale.
La conservazione dei documenti – oltre che essere conseguita per le finalità di carattere giuridico e/o amministrativo del Comune – costituisce testimonianza storica e materia di studio; assicura elementi di riferimento e di indirizzo per il perseguimento delle finalità politiche, amministrative, sociali e culturali dell’ente, nel rispetto delle tradizioni che caratterizzano la vita della comunità amministrata.
La raccolta deve risultare ordinata, vale a dire strutturata e conservata in modo coerente e accessibile alla consultazione.
Si deduce immediatamente, da quanto sopra appena delineato, l’importanza di una corretta tenuta e gestione dell’archivio comunale.
Ragioni di opportunità, principalmente legate alla differente gestione delle carte recenti o antiche, fanno sì che comunemente l’archivio venga suddiviso in tre parti in rapporto all’età dei documenti:
L’archivio corrente è formato dalla documentazione relativa all’attività corrente e alla trattazione degli affari in corso. In esso sono pertanto contenuti documenti per i quali il valore amministrativo e giuridico è maggiormente rilevante rispetto a quello storico.
L’archivio di deposito è costituito dalla documentazione riferita alle pratiche che, sebbene riguardanti affari definiti, possono essere riassunte in esame o per un’eventuale ripresa, oppure a motivo della loro analogia o connessione con altre pratiche successive. Qui la finalità pratica e il valore amministrativo e giuridico tendono ad affievolirsi, mentre alcune carte iniziano ad assumere un crescente valore storico
L’archivio storico è formato dalle pratiche definite destinate alla conservazione permanente. Nell’archivio storico è prevalente la finalità culturale di ricerca e i documenti assumono un valore storico prevalente rispetto a quello amministrativo e legale. Il d.lgs 29.10.1999, n. 490 (Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali) precisa che glia archivi storici sono costituiti dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant’anni.
Criteri minimi accesso e utilizzo documentazione Archivio storico comunale
Storia in Comune è una stanza virtuale nella quale sono raccolti frammenti di storia locale, suggestioni, contributi di studio e di ricerca, attività didattiche, proposte di itinerari storico-paesaggistici sul territorio comunale.
Chi desidera accostarsi ad alcune fonti storiche conservate nell’archivio comunale, troverà abbondanza di materiale, ora accessibile grazie al progetto di digitalizzazione dell’archivio di antico regime.
Tutti gli inventari dell’archivio storico di Leno, fonte documentale privilegiata per chi si accinge ad affrontare l’ardua, ma affascinante avventura della ricerca storica, sono resi disponibili in Lombardiarchivi.
Sono anche raccolte ed accessibili alcune pubblicazioni edite dall’Amministrazione Comunale di Leno e la collana di Storia in Comune.
Archivio modulistica