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L'archivio

L’archivio costituisce la raccolta ordinata degli atti del Comune, formatasi nel corso degli anni sia in dipendenza dell’attività dell’Ente, sia per le funzioni, i rapporti sociali ed i fatti che si sono sviluppati nel corso degli anni all’interno della comunità locale.

La conservazione dei documenti – oltre che essere conseguita per le finalità di carattere giuridico e/o amministrativo del Comune - costituisce testimonianza storica e materia di studio; assicura elementi di riferimento e di indirizzo per il perseguimento delle finalità politiche, amministrative, sociali e culturali dell’ente, nel rispetto delle tradizioni che caratterizzano la vita della comunità amministrata.

Il concetto di raccolta di atti rimanda ad un insieme organico di documenti, collegati tra loro con rapporti di causa-effetto.

La raccolta deve risultare ordinata, vale a dire strutturata e conservata in modo coerente e accessibile alla consultazione.

Si deduce immediatamente, da quanto sopra appena delineato, l’importanza di una corretta tenuta e gestione dell’archivio comunale.

Ragioni di opportunità, principalmente legate alla differente gestione delle carte recenti o antiche, fanno sì che comunemente l’archivio venga suddiviso in tre parti in rapporto all’età dei documenti:

  • L’archivio corrente è formato dalla documentazione relativa all’attività corrente e alla trattazione degli affari in corso. In esso sono pertanto contenuti documenti per i quali il valore amministrativo e giuridico è maggiormente rilevante rispetto a quello storico.
  • L’archivio di deposito è costituito dalla documentazione riferita alle pratiche che, sebbene riguardanti affari definiti, possono essere riassunte in esame o per un’eventuale ripresa, oppure a motivo della loro analogia o connessione con altre pratiche successive. Qui la finalità pratica e il valore amministrativo e giuridico tendono ad affievolirsi, mentre alcune carte iniziano ad assumere un crescente valore storico
  • L’archivio storico è formato dalle pratiche definite destinate alla conservazione permanente. Nell’archivio storico è prevalente la finalità culturale di ricerca e i documenti assumono un valore storico prevalente rispetto a quello amministrativo e legale. Il d.lgs 29.10.1999, n. 490 (Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali) precisa che glia archivi storici sono costituiti dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant’anni.

 

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